Scan til mail virker ikke — sådan finder du fejlen

Find ud af hvad maskinen faktisk siger

Det første og vigtigste: en printer, der siger "sendt", har ikke nødvendigvis sendt noget. På de fleste maskiner betyder beskeden blot, at scanningen er lagt i maskinens egen kø. Hvad der skete bagefter, står et andet sted.

Kig efter en sendelog, jobhistorik eller kommunikationsjournal i maskinens webinterface. Der står som regel en fejlkode eller en tekstlinje fra serveren, og den linje er hele svaret. Uden den gætter du.

1. Loginet bliver afvist

Den hyppigste årsag. Maskinen får en 535 tilbage, og det betyder, at serveren forstod loginforsøget og sagde nej.

• Er SMTP-godkendelse overhovedet slået til? På de fleste maskiner er feltet tomt som standard, og så forsøger maskinen at aflevere uden login.
• Er kodeordet udløbet? En printer siger ikke til, når kontoen kræver en fornyelse.
• Er kontoen låst af for mange forsøg? En printer prøver igen hvert par minutter i ugevis og låser dermed sig selv ude.
• Kræver serveren moderne godkendelse? Kan maskinen kun brugernavn og kodeord, er det ikke noget, der kan rettes i printeren. Se printeren understøtter ikke OAuth.

Detaljerne ligger i guiden til fejl 535.

2. Port og kryptering passer ikke sammen

Den næsthyppigste, og den mest forvirrende — for maskinen giver sjældent en brugbar fejl. Den står bare og venter, indtil den giver op.

Der findes to kombinationer, og kun to:

Sætter man port 587 sammen med implicit TLS, går maskinen i gang med at kryptere, før serveren er klar, og forbindelsen dør uden en forklaring. Sætter man port 465 sammen med STARTTLS, sker det samme den anden vej. Port 25 bør slet ikke bruges — de fleste internetudbydere spærrer den, og den er ukrypteret.

3. Afsenderadressen er ikke tilladt

Maskinen logger fint ind, men serveren afviser alligevel. Årsagen er som regel feltet, der på forskellige maskiner hedder "Enhedens e-mailadresse", "Administrator-e-mailadresse" eller blot "Fra".

Står der en adresse på et domæne, serveren ikke accepterer på den konto — for eksempel maskinens fabriksværdi eller en tidligere medarbejders adresse — bliver mailen afvist, uanset hvor rigtigt loginet er. Modtagerens spamfilter kan i øvrigt sortere den fra af samme grund, selv når afsendelsen lykkes.

4. Modtagerens server afviser

Her er scanningen kommet ud af huset, og fejlen ligger i den anden ende. Typisk en 550. De almindelige årsager:

• Modtageradressen findes ikke — en tastefejl i printerens adressebog, som ingen har rettet i årevis.
• Vedhæftningen er for stor. Mange mailsystemer stopper ved 10–25 MB, og en farvescanning af et tykt bilag ryger nemt over.
• Modtageren afviser på grund af manglende SPF eller DKIM på afsenderdomænet.

Se guiden til fejl 550. Kommer scanningen frem til kolleger, men ikke til kunder, så spring direkte til virker internt, men ikke eksternt.

5. Maskinen kommer slet ikke ud

Sjældnere, men den findes — og den koster mest tid, fordi man leder i de forkerte felter. Tjek i denne rækkefølge:

• DNS. Kan maskinen ikke slå serverens navn op, kommer den ingen vegne. Mange maskiner har en indbygget "test forbindelse", der afslører det.
• Ur og tidszone. Er printerens dato forkert, kan den ikke godkende serverens certifikat, og TLS-forbindelsen afvises. Kyocera er særligt følsom.
• Firewall. Er udgående port 587 lukket for printerens netværkssegment, sker der ingenting. Det er ofte tilfældet på et gæste- eller enhedsnetværk.

Når du har fundet den

De fem punkter dækker langt de fleste sager. Er du nået hertil uden svar, mangler du som regel én ting: at kunne se, hvad serveren i den anden ende faktisk svarede. Uden det bliver resten gætteri, og gætteri er dyrt, når det er bogholderiets fakturaer, der ikke kommer frem.