Scan til mail virker internt, men ikke eksternt

Hvad der sker

Printeren afleverer sin post et sted, der kun har ansvar for jeres eget domæne. Når modtageren er en kollega, tager serveren imod, fordi postkassen er dens egen. Når modtageren er en kunde, skal serveren sende videre på jeres vegne — og det gør den kun for afsendere, den kender.

Printeren har ikke logget ind. Derfor kender serveren den ikke. Derfor afvises alt, der skal ud af huset, med en 550 relay access denied.

De tre opsætninger, det plejer at være

1. Direct Send mod Microsoft 365

Printeren står med jeres MX-server som SMTP-server — noget i retning af firma-dk.mail.protection.outlook.com — på port 25 uden login. Det er en fuldt lovlig opsætning, og den er designet til netop kun at kunne sende internt.

Det kan ikke laves om. Skal scanninger ud af huset, skal posten en anden vej. Se scan til mail med Microsoft 365 for mulighederne.

2. En intern mailserver uden godkendelse

Printeren peger på en server i jeres eget netværk, som tager imod fra alle på det lokale net, men kun leverer til egne postkasser. Ofte en gammel server, som ingen længere har ansvaret for.

Løsningen er ikke at åbne den for videresendelse. En åben videresendelse bliver før eller siden fundet og brugt til at sende spam under jeres domæne — og når domænet er kommet på en spærreliste, rammer det al jeres post, ikke bare scanningerne.

3. Godkendelse er slået fra i printeren

Serveren kan godt sende eksternt, men kun for afsendere, der logger ind — og afkrydsningsfeltet "SMTP-godkendelse" er aldrig blevet sat. Det er den nemmeste af de tre at rette: slå godkendelsen til, indtast brugernavn og kodeord, og prøv igen.

Sådan bekræfter du det på to minutter

1. Send en scanning til en kollega

   Kommer den frem, virker maskinen, netværket og selve scanningen. Fejlen ligger ikke i printeren.

2. Send den samme scanning til en adresse uden for huset

   Brug fx din egen private adresse. Kommer den ikke frem, er det bekræftet.

3. Kig i maskinens sendelog

   Står der relay i svaret, er det den her fejl. Står der noget om authentication, så gå til fejl 535.

4. Se på hvad der står som SMTP-server

   Slutter navnet på mail.protection.outlook.com, er det Direct Send — punkt 1 ovenfor, og den kan ikke rettes i maskinen.

Hvad der virker

Printeren skal aflevere et sted, der både kræver login og gerne sender videre. Det er den ene sætning, hele problemet koger ned til.

Hos ScanTilMail har hver printer sit eget login, og der er ingen forskel på internt og eksternt: en scanning til bogholderiet og en scanning til en kunde behandles ens, og begge står i leveringsloggen med modtagerserverens eget svar.