Mange printere og scannere understøtter ikke moderne autentificering — og opsætningen mod Microsoft 365 er unødigt kompliceret, selv når den kan lade sig gøre. Der findes en enklere vej.
Printeren skal ikke integreres direkte med Microsoft 365. Den skal bare have et sted at aflevere posten, som accepterer den, som den er.
Brugernavn, kodeord og TLS — det maskinen faktisk kan
Godkender, krypterer, logger og sender videre
Kollega eller kunde — også uden for jeres eget domæne
Jeres Microsoft 365 skal ikke ændres. Ingen connector, ingen åbning for anonym videresendelse, ingen licens til printeren.
Der er sket to ting, uafhængigt af hinanden, og de rammer den samme maskine.
Microsoft har trinvis fjernet muligheden for at logge på med kun brugernavn og kodeord. Det, der før var standardmåden at lade en printer sende på, bliver nu afvist. Printeren viser typisk fejl 535 5.7.3 eller 5.7.139, hvis den overhovedet viser noget.
Moderne godkendelse (OAuth 2.0) kræver, at enheden kan sendes videre til et login i en browser og håndtere tokens, der udløber. En multifunktionsmaskine har ikke den slags. Det er ikke en manglende opdatering — det er en funktion, der aldrig har været i maskinen. Læs mere om printere uden OAuth.
Når intet virker, ender mange med at åbne for anonym videresendelse fra printerens ip-adresse — direkte i Microsoft 365 eller på en gammel server i kælderen. Det virker med det samme, og det er præcis derfor det er farligt: en åben videresendelse bliver før eller siden fundet og brugt til at sende spam under jeres domæne. Når domænet først er kommet på en spærreliste, rammer det ikke bare scanningerne — det rammer al jeres post.
Vi er den fjerde. De tre andre er reelle muligheder, og for nogle er de det rigtige valg. Her er de, som de er.
Printeren sender direkte til Microsofts MX-server uden login. Det er gratis og kræver ingen licens — men det virker kun til modtagere på jeres eget domæne. Scanninger til kunder, revisor eller myndigheder kommer ikke frem. Det er årsagen bag symptomet "virker internt, men ikke eksternt". Modtagelsen afhænger desuden af, at jeres SPF-post dækker printerens ip-adresse.
Printeren får sin egen bruger i Microsoft 365 og logger ind som den. Det virker, men koster en licens pr. printer, kræver at SMTP AUTH er slået til på både lejemål og postkasse, og at kontoen undtages fra jeres betingede adgang og MFA. Kontoen er dermed den ene bruger i huset uden totrinsgodkendelse — og dens kodeord står i klartekst i en printer, som teknikere og servicefolk har adgang til.
Den officielle vej for enheder, der ikke kan logge ind: en connector, der stoler på jeres offentlige ip-adresse. Det virker og er gratis, men kræver en fast ip-adresse, en connector der skal vedligeholdes, og at I selv holder styr på hvad der må sende. Der er ingen log pr. scanning, så "kom den frem?" er stadig ubesvaret. Skifter jeres internetudbyder ip-adresse, holder alt op med at virke uden varsel.
Printeren logger ind hos os med brugernavn og kodeord over TLS — det den kan i forvejen. Vi godkender, kontrollerer at afsenderadressen er en, I har fået godkendt, krypterer videre og gemmer udfaldet pr. scanning. Jeres Microsoft 365 rører vi ikke.
| Direct Send | Licenseret postkasse | Relayconnector | ScanTilMail | |
|---|---|---|---|---|
| Sender til eksterne modtagere | Nej | Ja | Ja | Ja |
| Kræver licens pr. printer | Nej | Ja | Nej | Nej |
| Kræver fast ip-adresse | Nej | Nej | Ja | Nej |
| Kræver ændringer i jeres lejemål | SPF | Ja | Ja | Nej |
| Konto uden totrinsgodkendelse | — | Ja | — | Nej |
| Log pr. scanning | Nej | Delvist | Nej | Ja |
| Løbende omkostning | 0 kr | Licenspris | 0 kr | 25 kr/printer |
Sender jeres printere kun til kolleger på jeres eget domæne, og har I ikke brug for at kunne dokumentere leveringen, så er Direct Send gratis og godt nok. Sig til, hvis det er situationen — så siger vi det samme.
De samme fire felter, uanset om maskinen er en Ricoh, en Canon eller en HP.
ScanTilMail er en SMTP-tjeneste udviklet specifikt til printere og scannere. Vi sætter den første maskine op sammen med jer.
Ingen binding · Svar inden 24 timer på hverdage
