I sender jeres scannede dokumenter gennem vores infrastruktur. Det er en tillid, der skal kunne begrundes — ikke bare loves. Her er svarene på det, I bør spørge om.
Tjenesten drives fra Danmark, og al behandling sker inden for EU/EØS. Der overføres ikke personoplysninger til tredjelande som led i driften.
Når en scanning er leveret videre, ligger den naturligvis hos modtagerens eget mailsystem — og det er uden for vores kontrol. Sender I til en modtager med en postkasse uden for EU, forlader dokumentet EU i det øjeblik, det er leveret. Det gælder for al e-mail og er ikke særegent for os, men det er værd at have med, når I vurderer flowet.
Nej. Selve mailen og den scannede fil gemmes ikke, efter den er leveret. Vi er et led på vejen, ikke et arkiv.
Kan en mail ikke leveres med det samme — modtagerens server er nede eller svarer med en midlertidig fejl — ligger den i kø, indtil den kan leveres, dog højst 48 timer. Derefter opgives den, og afsenderen får besked. Mens den ligger i kø, opbevares den krypteret.
Det, vi gemmer, er beskrivelsen af forsendelsen — ikke indholdet. Se næste punkt.
Leveringsloggen er hele pointen med tjenesten: den er svaret på "kom scanningen frem?". Den gemmes i 90 dage og indeholder:
| Gemmes | Gemmes ikke |
|---|---|
| Tidspunkt Afsendende printer Afsenderadresse Modtageradresse Emnelinje Størrelse Anvendt kryptering Modtagerserverens svar |
Den scannede fil Mailens brødtekst Filnavne på vedhæftninger Indholdet af dokumentet |
Emnelinjen gemmes, fordi den er det, der gør en log brugbar — uden den kan I ikke genkende den scanning, I leder efter. Men mange maskiner sætter automatisk filnavnet eller en sagsreference som emne, og det kan i sig selv være en personoplysning ("Opsigelse Hansen.pdf"). Overvej hvad jeres maskiner skriver i emnefeltet, og sig til, hvis I hellere vil have emnelinjen slået fra i loggen — det kan vi gøre pr. kunde.
Ind til os: printeren skal bruge TLS. Vi tager ikke imod post ukrypteret, og vi tager aldrig imod uden login — hverken fra kendte ip-adresser eller fra vores eget netværk. Enten port 587 med STARTTLS eller port 465 med implicit TLS.
Ud til modtageren: vi bruger TLS, hvor modtagerens server understøtter det, hvilket i dag er de fleste. Gør den ikke, fremgår det af leveringsloggen, så I kan se det på den enkelte forsendelse i stedet for at skulle gætte. Skal vi afvise at levere til servere uden TLS, kan det slås til pr. kunde — vær opmærksom på, at det så vil betyde afviste scanninger til enkelte modtagere.
Ældre og usikre protokolversioner accepteres ikke, heller ikke fra gamle maskiner. Det er den ene ting, hvor vi ikke bøjer os for udstyret.
En printerkonto, der bliver misbrugt, er et alvorligt problem — ikke bare for jer, men for alle der sender under samme domæne. Derfor:
Vi behandler personoplysninger på jeres vegne, og I er dataansvarlig. Der indgås derfor en databehandleraftale efter databeskyttelsesforordningens artikel 28. Aftalen kan rekvireres på orders@bittech.dk og underskrives, inden den første printer sættes op.
Er I allerede kunde hos BitTech IT, kan tjenesten som regel lægges ind under den databehandleraftale, I har i forvejen. Sig til, så tjekker vi det.
Det hører med til en ærlig sikkerhedsside:
Skriv til support@bittech.dk. Skal I bruge svarene til en risikovurdering eller en leverandørgodkendelse, så sig det — så får I dem i skriftlig form, I kan lægge i sagen.
Vi sender den gerne, inden I beslutter jer — så kan jeres databeskyttelsesansvarlige nå at kigge på den.
Ingen binding · Svar inden 24 timer på hverdage
